In un’agenzia, tutto si basa su una delicata equazione: fornire risultati di qualità, nei tempi previsti, con una gestione efficace dei progetti e un team produttivo in grado di superare le sfide.
Ma troppo spesso il personale è una costante fonte di tensione. Le risorse vengono mobilitate per diversi incarichi, i programmi vengono modificati in fretta e furia e i conflitti vengono individuati troppo tardi. Si passa più tempo a spegnere gli incendi che a gestire con calma la propria attività, con un carico di lavoro che diventa opprimente e obiettivi difficili da raggiungere.
Questo stile di gestione reattivo rallenta le prestazioni e logora i tuoi team. Ma c’è un altro approccio: integrare la gestione del personale e del progetto fin dalla fase di preventivo per anticipare le esigenze, evitare i conflitti e adattare le risorse in modo flessibile.
Come puoi trasformare la tua gestione del personale per migliorare l’agilità e la redditività? Quali sono le leve pratiche che puoi attivare per rendere la tua pianificazione più fluida ed efficiente? Ecco come fare.
Gestione dei progetti: la sfida attuale per le agenzie
Il punto cruciale: la gestione del personale non funziona
Se gestisci ancora i tuoi progetti con un approccio reattivo, senza dubbio hai già affrontato queste situazioni:
- Scopri troppo tardi che un dipendente è già stato assegnato a un altro compito.
- Sei costretto a stravolgere i tuoi orari per distribuire il carico di lavoro.
- Non hai visibilità sulle tue risorse, il che complica la gestione del progetto e il raggiungimento degli obiettivi.
Una gestione frammentata dei progetti comporta una perdita di agilità, scadenze più lunghe e una minore redditività. Più tardi vengono apportate le modifiche, più sono costose, sia in termini di tempo che di energia per i tuoi team. Un carico di lavoro mal distribuito mina anche la produttività del team, rendendo ancora più difficile il raggiungimento degli obiettivi.
Al contrario, un approccio tempestivo e fluido consente di assegnare i team in modo più efficiente, di distribuire meglio i carichi di lavoro, di ridurre i conflitti e di migliorare la redditività del progetto. Una gestione efficace delle risorse e del personale assicura che ogni membro dello staff venga assegnato dove è più necessario, massimizzando l’efficienza complessiva.
Personale iterativo e orientato al futuro: la combinazione vincente
I tre pilastri di un buon staffing
Una gestione efficace del personale non dovrebbe essere una lotta quotidiana, ma un processo fluido e naturale. Eppure, troppe agenzie continuano a gestire le proprie risorse giorno per giorno, senza una reale lungimiranza. carico di lavoro.
Il risultato? Team sovraccarichi su alcuni progetti, mentre altri mancano di risorse nei momenti critici, che ostacola la produttività e ritarda il raggiungimento degli obiettivi. È quindi fondamentale implementare una gestione proattiva e strutturata per evitare questi squilibri.
La vera sfida è quella di avere personale a lungo termine. Integrando il personale fin dalla fase di preventivo e proiettando le risorse per l’intera durata del progetto, eviti continui aggiustamenti e guadagni in stabilità. Questo approccio garantisce che ogni membri del team I manager possono distribuire meglio il carico di lavoro senza stress dell’ultimo minuto.
I tre pilastri di una gestione efficace del personale sono quindi chiari:
- Un processo iterativo
Il calendario si evolve naturalmente, in base alle esigenze del progetto e alla disponibilità dei team. - Visibilità a lungo termine
Puoi pianificare le tue risorse con largo anticipo, in modo da anticipare i conflitti ed evitare periodi di carenza di personale. - Gestione fluida
L’80% del programma è strutturato fin dall’inizio, riducendo il carico di lavoro mentale e gli aggiustamenti imprevisti.
Pianificando in modo proattivo e allocando le risorse in modo intelligente, puoi evitare squilibri e decisioni prese in fretta e furia.
Vantaggi concreti per la tua agenzia
Integrando la gestione del personale e dei progetti, puoi trasformare il modo in cui gestisci le tue risorse. In termini pratici, questo significa :
- Risparmia tempo: limitando le emergenze dell’ultimo minuto, avrai più tempo per fare il punto sui progetti in corso e modificare la tua strategia.
- Meno conflitti: tutto è stabilito fin dall’inizio, il che riduce le tensioni associate alla mancanza di organizzazione e consente di mantenere un migliore coordinamento durante tutto il progetto.
- Migliore visibilità: sai esattamente quali risorse sono disponibili e quando, rendendo più facile prendere decisioni e mobilitare un team efficace al momento giusto.
- Gestione e controllo dei KPI basati sui dati – Quando la gestione del personale e dei progetti è ben integrata, puoi monitorare in tempo reale il tempo effettivamente impiegato per ogni progetto e confrontarlo con quello inizialmente previsto. Questa analisi ti permette di identificare rapidamente le discrepanze, di regolare il carico di lavoro e persino di prendere decisioni predittive: se un progetto supera regolarmente il suo budget di tempo, puoi individuarlo ben prima che diventi un problema.
- Crescita controllata – Puoi accettare più progetti senza rischiare di sovraccaricare il personale, perché sai esattamente a che punto sei e puoi adattare le risorse in base alle previsioni effettive, per una gestione dei progetti più fluida e controllata.
Grazie a questo approccio, ogni progetto viene avviato su basi solide, con una gestione ottimizzata delle risorse.
Come si agisce?
Strutturare un flusso di lavoro chiaro
- Ogni slot di lavoro è direttamente collegato a un compito specifico.
- Il personale sa subito cosa deve fare, in base alla sua disponibilità.
- Il monitoraggio del progetto è semplificato, perché ogni azione è pianificata e collegata a una risorsa.
Perché le agenzie falliscono?
Molte agenzie hanno difficoltà ad adottare questo approccio per una serie di motivi:
- Mancanza di strumenti adeguati – La gestione del personale si basa spesso su fogli di calcolo o soluzioni troppo rigide, che impediscono una pianificazione agile e centralizzata.
- Una cultura della reattività – L’abitudine di gestire le emergenze anziché anticiparle porta a un costante sovraccarico dei team, a un carico di lavoro mal distribuito e ad aggiustamenti dell’ultimo minuto che vanno a scapito della redditività. Inoltre, porta a un team meno produttivo, poiché le risorse vengono costantemente riadattate invece di essere utilizzate in modo ottimale.
- Separazione della gestione dei progetti e del personale – Quando le due cose sono separate, le risorse vengono assegnate senza tenere conto delle priorità strategiche, con conseguenti conflitti di programmazione e mancanza di flessibilità.
- Scarsa integrazione del cliente nel processo – Troppo spesso i clienti vengono informati dei programmi una volta stabiliti, il che limita la loro capacità di anticipare e genera richieste tardive che disturbano l’organizzazione dell’agenzia. Includendo il cliente fin dall’inizio, condividendo una visione delle risorse assegnate e delle tappe fondamentali, l’agenzia migliora la comunicazione, riduce gli imprevisti e guadagna in efficienza.
Un’agenzia che rimuove questi ostacoli e adotta un modello più trasparente e collaborativo avrà i mezzi per migliorare le proprie prestazioni e garantire i propri impegni.
Il caso del Gruppo SMASH
Per illustrarlo, prendiamo l’esempio di SMASH Group, una società di consulenza francese fondata nel 2018. In soli quattro anni è passata da 0 a 55 dipendenti, con una crescita annuale del 50%, assumendo in media 22 persone all’anno. Questa rapida espansione ha evidenziato la necessità di ottimizzare la gestione del tempo e di centralizzare gli strumenti per mantenere la qualità del servizio clienti.
Le sfide affrontate da SMASH Group:
- Visibilità limitata
Con la rapida crescita, stava diventando difficile monitorare i carichi di lavoro dei team in tempo reale, con il rischio di sovraccarichi e aumento dello stress.
- Strumenti sparsi
L’uso di file Excel per il monitoraggio del tempo e la gestione amministrativa mancava di dinamismo e non forniva una visione d’insieme efficace.
- Pianificazione inadeguata
La mancanza di un sistema centralizzato rendeva difficile pianificare e anticipare il fabbisogno di risorse umane.
Le soluzioni fornite da Furious :
- Monitoraggio in tempo reale
Grazie al software di gestione dei progetti Furious, SMASH è stata in grado di monitorare con precisione il tempo dedicato a ciascun progetto, di anticipare le esigenze di assunzione (competenze richieste) e di pianificare le attività in modo ottimale. Jean-Baptiste Cousin, co-fondatore di SMASH, commenta: “Utilizziamo Furious per monitorare il tempo in modo molto preciso, innanzitutto per assicurarci di non sovraccaricare i nostri team e metterli sotto stress.
- Centralizzazione degli strumenti
Adottando lo strumento di gestione dei progetti Furious, SMASH ha sostituito i suoi file Excel con un’unica piattaforma, offrendo una visione chiara del personale, della pianificazione e del tempo impiegato per ogni cliente in soli due clic.
- Pianificazione migliorata
Grazie a una panoramica delle pianificazioni e ai promemoria automatici per determinate azioni, la distribuzione dei compiti e l’anticipazione dei periodi di maggior carico di lavoro sono state notevolmente migliorate.
I risultati sono stati significativi: migliore visibilità dei progetti, maggiore anticipazione delle esigenze di personale e riduzione dello stress per i team. Come sottolinea Jean-Baptiste Cousin: “Siamo passati dall’era medievale all’era digitale. Con l’arrivo di Furious, siamo entrati in un’era molto più dinamica, con il monitoraggio e, naturalmente, la sicurezza dei dati”.
Perché Furious è lo strumento ideale?
Furious è stato progettato per le agenzie che desiderano una gestione dei progetti più fluida ed efficiente. In particolare, ti permette di :
- Pianifica fin dalla fase di preventivo – Non appena un progetto è stato convalidato, sai quali risorse saranno mobilitate e quando.
- Individuare i conflitti con largo anticipo: puoi identificare immediatamente i rischi di sovraccarico e risolverli prima che diventino un problema.
- Risparmia tempo con un’interfaccia ultra-intuitiva – Nessuna impostazione complessa, nessuna amministrazione macchinosa. Il software di gestione progetti Furious automatizza ciò che deve essere fatto.
- Beneficia dell’80% di pianificazione precostituita: tutto ciò che devi fare è regolare e perfezionare, invece di ricominciare da zero per ogni progetto.
Con Furious, la tua agenzia avrà un vero e proprio vantaggio competitivo: la possibilità di consegnare i tuoi progetti senza problemi e in tutta tranquillità.
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