Ce l’abbiamo fatta! La direzione ha finalmente dato il via libera all’acquisto di un nuovo pacchetto software per la gestione aziendale. Un ERP.
Il grande strumento che ti ha sedotto (speriamo sia Furious😉) dovrebbe permetterti di automatizzare i processi tra le varie divisioni, risparmiando tempo ogni giorno e, in definitiva, denaro.
Ti stai preparando alla migrazione e ti senti impaziente e leggermente ansioso allo stesso tempo:
Come puoi fare in modo che questa migrazione strategica per la tua azienda avvenga nel modo più semplice possibile?
Poiché conosciamo la pressione che questo può rappresentare e i potenziali pericoli, noi di Furious supportiamo i nostri clienti passo dopo passo, per tutto il tempo necessario.
E possiamo già elencare i 10 errori più comuni da evitare durante la migrazione:
Dimenticare di chiedersi perché si sta cambiando strumento
Può sembrare scontato detto così, ma è importante dare un’occhiata a ciò che hai prima di iniziare a fare qualsiasi cambiamento. Alcuni dei nostri clienti partono praticamente da zero: qualche Excel e nessun vero strumento. Altri hanno già una certa dimestichezza con strumenti per singole attività (CRM, gestione dei progetti) che non necessariamente comunicano tra loro. Altri ancora hanno già raggiunto la maturità con un ERP della concorrenza e non ne sono soddisfatti.
In ogni caso, poiché un ERP è per definizione uno strumento interfunzionale, è fondamentale identificare le esigenze e i vincoli dei team che lo utilizzeranno e soprattutto fissare gli obiettivi della migrazione. Hai identificato i “punti dolenti” che vuoi risolvere e hai definito una griglia di valutazione?
Non nominare la persona responsabile di questo progetto di migrazione.
Il cambiamento dello strumento al centro delle operazioni aziendali coinvolge tutti i dipendenti.
Il successo di questo progetto interno, così strategico, richiede un coordinatore che faccia da collegamento tra le varie divisioni e i vari dipartimenti.
Così come un project manager coordina tutte le persone che lavorano al progetto, un intermediario tra i team di software e il tuo è un requisito fondamentale per il successo della tua migrazione.
Non tutti possono essere responsabili. La persona responsabile avrà il compito diredigere un programma e di assicurarsi che venga rispettato.
Affida il progetto a un tirocinante
… E questo manager non può essere un tirocinante. Così come non affideresti il budget e il progetto più importante della tua azienda a Corentin il tirocinante, sembra ovvio che affidargli la migrazione dello strumento che gestirà la tua intera attività non sia la cosa migliore da fare. Anche se pensi che sarai l’ultimo a usarlo (ma non è così, ma questo è un altro argomento!).
Corentin può avere la migliore volontà del mondo, ma non ha né l’esperienza né la visione globale dei dettagli di questo progetto e dell’azienda. E probabilmente non ha nemmeno l’autorità per imporre un cambiamento.
Non coinvolge la direzione
Un ERP come Furious ha un’ampia portata. Riguarda e facilita il lavoro del personale operativo, dei manager, del personale di back-office e così via. Ma non è tutto. Oltre alla gestione operativa dei progetti e dell’azienda, è anche un fantastico strumento per gestire efficacemente il tuo business e anticipare le decisioni strategiche. E quando si parla di gestione, si parla di guida.
Il management deve quindi essere sia il motore del cambiamento (chi è al timone, mille milioni di migliaia di zoccoli in aria!?) sia la forza trainante.
Non cogliendo l'opportunità di rivedere i processi
Ecco un esempio concreto che parlerà a tutti: quando cambi casa, cogli l’occasione per ordinare, buttare e pulire? Un cambio di ERP è la stessa cosa.
È l’occasione perfetta per ripensare l’organizzazione, per fare il punto su ciò che funziona e su ciò che appesantisce le operazioni quotidiane. In breve, per rivedere i processi ERP, semplificarli e/o ottimizzarli.
Quindi scoprirai subito che questa migrazione aggiunge un valore aggiunto.
Un buon ERP ti offrirà in genere una struttura che massimizza le best practice.
Cercando di riprodurre esattamente ciò che avevamo con i nostri strumenti precedenti
Di solito, se non sei caduto nella trappola n. 1, saprai come evitarla.
Ma può succedere che, nonostante il reale desiderio di cambiare, nonostante i chiari punti di miglioramento e di modifica, la nostra naturale tendenza a puntare su ciò che conosciamo e su ciò che abbiamo imparato (anche se a volte è tutt’altro che logico) interferisca con una migrazione senza intoppi.
Se usi Excel da quando eri adolescente, è probabile che il tuo nuovo ERP non visualizzi i tuoi KPI nello stesso modo.
Furious è un ERP recente e quindi all’avanguardia nell’utilizzo e nella tecnologia. Per sua stessa natura, la sua filosofia è diversa dagli strumenti ERP sviluppati negli anni 2000. Ti aiuteremo a familiarizzare con esso e scoprirai funzionalità e ottimizzazioni che non avresti mai immaginato!
Affidare il progetto esclusivamente ai tuoi finanziatori
Naturalmente, l’ERP coinvolge il reparto finanziario. Quindi deve dire la sua.
Tuttavia, così come non ti affidi esclusivamente a loro per l’implementazione di progetti di agenzia o per la gestione commerciale della tua consulenza, Michel-le-DAF e il suo team non possono essere gli unici decisori e protagonisti della scelta e della migrazione del tuo ERP.
Una buona gestione dei progetti è il fulcro di Furious e la sua portata copre tutte le aree della tua attività. I moduli si interconnettono per permetterti di gestire, anticipare e dirigere i tuoi progetti e la scatola nel modo più efficace possibile.
I nostri feedback sui progetti gestiti esclusivamente dal dipartimento finanziario non sempre ricevono il miglior supporto dai team (a meno che, ovviamente, il dipartimento finanziario non sia su Comex).
Un desiderio di unanimità
Se hai mai organizzato un seminario aziendale, una festa di fine anno o semplicemente una cena tra colleghi, sai che è impossibile accontentare tutti.
Per un ERP è la stessa cosa. Prima di tutto, stiamo parlando di cambiamenti. Ma gli esseri umani non amano i cambiamenti (e nemmeno i gatti, tra l’altro – inutile ma vero).
A seconda dei profili interni, delle loro personalità e dei loro problemi con gli strumenti attuali, avrai più o meno resistenza. Alcuni saranno estremamente entusiasti (e saranno degli ottimi ambasciatori), mentre altri freneranno.
Questo ci riporta ai punti 2 e 3: un migration leader deve essere la forza trainante del cambiamento e avere l’autorità necessaria (vedi punto 4) per convincere i più resistenti 🙂
Non aver mappato i dati, i diritti di accesso e il processo di recupero.
Lasciamo da parte la dimensione psicologica della migrazione e passiamo all’aspetto pratico.
Il passaggio da uno strumento(o da più strumenti) a un altro comporta un significativo trasferimento di dati: non solo informazioni relative a progetti, clienti, dipendenti e finanze, ma anche chi ha accesso a cosa.
Il gestore della migrazione deve essere in grado di recuperare tutti i dati, sia dall’attuale fornitore di servizi che dai gestori.
Per tua informazione, tutti i dati contenuti nel tuo Furious appartengono a te. Possono essere esportati in qualsiasi momento dalle persone autorizzate all’interno dell’azienda, senza alcun costo aggiuntivo.
Inoltre, nell’ambito della migrazione al nostro strumento, i nostri team ti aiuteranno a importare i tuoi dati e a configurare e personalizzare il tuo Furious. Sempre gratuitamente e senza limiti di tempo.
Hai un’idea chiara di dove si trovano i tuoi dati? Chi dovrebbe o non dovrebbe avere accesso a quali informazioni? Spesso discutiamo a lungo con i clienti per verificare queste informazioni.
Non imporre a te stesso un calendario o una metodologia di migrazione.
Lo abbiamo ripetuto più volte: questo è un progetto strategico per la tua azienda.
E ogni progetto ha bisogno di un piano, perché“Nessun vento è favorevole a chi non sa dove sta andando“.
Inquadrare la migrazione in un programma ti aiuterà a stabilire i giusti obiettivi in termini di tempistica.
Noi di Furious offriamo ai nostri clienti un piano di implementazione chiaro e collaudato. Naturalmente lo adattiamo a ogni fase, ma questo ottimizza i tempi di implementazione. Infatti, i nostri tempi di implementazione sono tra i più brevi del mercato!
Ci auguriamo che questi 10 consigli ti aiutino a superare il processo di migrazione senza problemi e in tutta tranquillità (credici, si può fare!).
